INVITAŢIE DE PREZENTARE DE OFERTE: achiziţie de Servicii arhivare documente, în proiectul POSDRU/168/6.1/S/144616

Ri 4167/178/23.01.2015

INVITAŢIE DE PREZENTARE DE OFERTE

Către toţi operatorii economici interesaţi

DIRECTIA GENERALA DE ASISTENTA SOCIALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI (DGASMB), cu sediul in Str. Foisorului, nr.56-58, sector 3, Bucureşti, vă invită să participaţi la procedura de achizitia prin cumpărare directă, în vederea atribuirii Contractului de achiziţie de Servicii arhivare documente, în proiectul POSDRU/168/6.1/S/144616, VALORificarea oportunităţilor de insertie pe piaţa muncii pentru grupurile vulnerabile, prin integrarea în Intreprinderi Sociale VALORIS, cod , COD CPV 79995100-6

Ofertele se vor depune la sediul DGASMB, str. Foisorului, nr.56-58, sector 3, Registratura. Data limită pentru primirea ofertelor este 29.01.2015, ora 10.00. Evaluarea ofertelor va avea loc în data de 30.01.2015, ora 13.00.

Procedura de achiziţie se desfăşoară în conformitate cu prevederile legale în vigoare: Legea nr. 337/2006, pentru aprobarea şi modificarea O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii şi H.G.R. nr. 925/2006, pentru aprobarea normelor pentru aplicarea acestei ordonanţe, fiind aleasă procedura de cumpărare directă.

A. CRITERII DE CALIFICARE ŞI SELECŢIE

A1. Situaţia personală a ofertantului

1.1. Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art.180, completată conform Formularului 1;

1.2. Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art.181, completată conform Formularului 2;

1.3. Declaraţie privind calitatea de participant la procedură, completată conform Formularului 3;

B. ELABORAREA OFERTEI :

Perioada de valabilitate a ofertelor: 60 de zile.

Oferta are caracter ferm, preţul rămânând ferm pe toata durata de îndeplinire a contractului.

Limba de redactare a ofertei: limba româna.

C. SURSA DE FINANŢARE:

Buget local si fonduri nerambursabile, prin Fondul Social European

D. PREZENTAREA OFERTELOR :

Adresa: Ofertantul trebuie să ia toate măsurile astfel încât oferta să fie primită şi înregistrată de către DGASMB, la sediul din Str. Foisorului, nr.56-58, etj.1, registratura, sector 3, sau prin fax la numărul 021.314.23.16, sau e-mail: dgas_mb@yahoo.co.uk, până la data de 29.01.2015, ora:10.00.

Oferta va fi însoţită de scrisoare de înaintare cu număr de înregistrare de la operatorul economic- Formular 4.

E. MODUL DE PREZENTARE:

Ofertantul trebuie să prezinte un exemplar al ofertei şi al documentelor care o însoţesc, în original, acestea trebuind să fie tipărite sau scrise cu cerneală neradiabilă.

F. PROPUNEREA TEHNICĂ ŞI PROPUNEREA FINANCIARĂ

Valoarea estimată a contractului: 2.516,12 lei, exclusiv TVA, echivalentul a 573,38 Euro, exclusiv TVA, la cursul infoeuro din luna iulie 2014, 1 Euro= 4,3882 lei.

Oferta va fi prezentată în Lei (exclusiv TVA, inclusiv TVA) şi va cuprinde valoarea totală a serviciilor solicitate conform caietului de sarcini anexat, Formular 5.

Nu se acceptă actualizarea preţului contractului.

G. EVALUAREA OFERTELOR

Evaluarea ofertelor va avea loc la data de 30.01.2015, ora 13.00, la sediul DGASMB.

H. ATRIBUIREA CONTRACTULUI

Criteriul aplicat pentru atribuirea contractului de achizitie publică este “preţul cel mai scăzut”, evaluând întreaga cantitate de servicii solicitate, conform Caietului de Sarcini.

I. DURATA CONTRACTULUI

Contractul se va derula de la data semnării lui de către părţi, pana la 31.12.2015.

K. PREVEDERI CONTRACTUALE

Pentru derularea contractului este necesar ca furnizorul să deschidă un cont la trezorerie.

Pentru orice alte informaţii suplimentare vă puteţi adresa la numarul de telefon 021-314.23.15.

---

 

FORMULAR 1

OPERATOR ECONOMIC

___________________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE PRIVIND ELIGIBILITATEA

Subsemnatul, reprezentant împuternicit al ______________________________________,

(denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic)

declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte publice, că nu ne aflăm in situaţia prevăzută la art. 180 din Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, respectiv în ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotărâre definitivă a unei instanţe judecătoreşti pentru participarea la activităţi ale unei organizaţii criminale, pentru corupţie, fraudă şi/ sau spălare de bani.

Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Data completării ………………….

Operator economic,

_________________

(semnătura autorizată)

---

 

FORMULAR 2

OPERATOR ECONOMIC,

_________________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE

privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 181

din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006

Subsemnatul(a)………………………………………….. (denumirea, numele operatorului economic), în calitate de ofertant la procedura de ……………………. (se menţionează procedura) pentru atribuirea contractului de achiziţie publică având ca obiect ………………………………………………………………… (denumirea serviciului si codul CPV), la data de ………….. (zi/lună/an), organizată de …………………………………………………. (denumirea autorităţii contractante),

declar pe proprie răspundere că:

a) nu am intrat în faliment ca urmare a hotărârii pronunțate de judecătorul-sindic;
b) mi-am indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor de asigurari sociale catre bugetele componente ale bugetului general consolidat, in conformitate cu prevederile legale in vigoare in Romania sau in tara in care sunt stabilit, până la data solicitată;
c) în ultimii 2 ani nu m-am aflat în situaţia de a nu-mi îndeplinit sau a-mi îndeplinit în mod defectuos obligaţiile contractuale, din motive imputabile mie, fapt care ar fi produs sau ar fi fost de natură să producă grave prejudicii beneficiarilor;

d) nu am fost condamnat, in ultimii trei ani, prin hotararea definitiva a unei instante judecatoresti, pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala;

e) nu prezint informatii false sau nu prezint informatiile solicitate de catre autoritatea contractanta, in scopul demonstrarii indeplinirii criteriilor de calificare si selectie

Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Înţeleg că în cazul în care această declaraţie nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii.

Operator economic,

________________

(semnătura autorizată)

---

FORMULAR 3

OPERATOR ECONOMIC

______________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE PRIVIND CALITATEA DE PARTICIPANT LA PROCEDURA

1. Subsemnatul, reprezentant împuternicit al …………………. (denumirea operatorului economic), declar pe propria răspundere, sub sancţiunile aplicate faptei de fals în acte publice, că la procedura pentru atribuirea contractului de achiziţie publica …………… (se menţionează procedura), având ca obiect …………….. (denumirea produsului şi codul CPV), la data de ……. (zi/luna/an), organizată de ………………….. (denumirea autorităţii contractante), particip şi depun oferta:

[ ] în nume propriu;

[ ] ca asociat în cadrul asociaţiei …………………………;

(Se bifează opţiunea corespunzătoare)

2. Subsemnatul declar ca:

[ ] nu sunt membru al niciunui grup sau reţele de operatori economici;

[ ] sunt membru în grupul sau reţeaua a cărei lista cu date de recunoaştere o prezint în anexa.

(Se bifează opţiunea corespunzătoare)

3. Subsemnatul declar ca voi informa imediat autoritatea contractantă dacă vor interveni modificări în prezenta declaraţie la orice punct pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publica sau, în cazul în care vom fi desemnaţi câştigători, pe parcursul derulării contractului de achiziţie publica.

4. De asemenea, declar ca informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg ca autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare în scopul verificării datelor din prezenta declaraţie.

5. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai ……………. (denumirea şi adresa autorităţii contractante) cu privire la orice aspect tehnic şi financiar în legătură cu activitatea noastră.

Operator economic,

_________________

(semnătura autorizată)

---

FORMULAR 4

Scrisoare de înaintare a ofertei

CATRE: ……………………………………..

	Nume(le) Ofertantului(Ofertanţilor)
Lider
Membru în asociere 2*
Membru în asociere 3 *
……….

Oferta noastra este depusă pentru …………….. (DENUMIREA ACHIZITIEI)……………………………., în numele următorilor:

* adăugaţi / ştergeţi linii în plus pentru parteneri, după caz. Dacă această ofertă este depusă de către un singur Ofertant, numele Ofertantului ar trebui să fie introdus ca „lider” (şi toate celelalte linii trebuie şterse).

Persoana de contact în scopul acestei proceduri de atribuire este:

Nume
Adresa
Telefon
Fax
E-mail

Semnătura ofertantului sau a reprezentantului său	……………………………………………………..
Numele semnatarului	……………………………………………………….
Capacitatea semnatarului	……………………………………………………….

---

 

FORMULAR 5

FORMULAR DE OFERTĂ 

Data:[introduceţi ziua, luna,anul]

Oferta nr. si titlul: [introduceţi numărul and title]

Către: DIRECTIA GENERALA DE ASISTENTA SOCIALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

După examinarea Documentaţia de Atribuire şi după ce avem o înţelegere completă a cerinţelor contractului, noi, subsemnaţii, ne angăjăm să începem, să executăm şi să finalizăm contractul în conformitate cu Documentaţia de Atribuire şi propunerea noastră tehnică ataşată, pentru preţul specificat mai jos, aşa cum a rezultat din propunerea noastră financiară.

Noi, subsemnaţii, declarăm că:

Am examinat conţinutul Documentaţia de Atribuire pentru cumparare directa [introduceţi numele procedurii de atribuire] şi le acceptăm în totalitatea lor, fără rezerve sau restricţii.

Ne oferim pentru a furniza, în conformitate cu termenii Documentaţia de Atribuire, precum şi condiţiile şi termenele prevăzute, fără rezervă sau restricţie, următoarele:

[introduceţi contractului titlu]

[Oferta nr]

Preţul din propunerea noastră este de ………………………..[introduceţi preţul total şi moneda].

TVA-ul aferent preţului oferit este de … … … … … … … … … şi

Suntem de acord ca oferta noastră să rămână valabilă pentru o perioada egală cu – 60 zile – de la data depunerii ofertelor, că ne va ţine răspunzători, şi că poate fi acceptată în orice moment înainte de expirarea perioadei menţionate.

Dacă oferta noastră este acceptată, ne obligăm să începem executarea contractului în condiţiile prevăzute în Condiţiile Contractuale.

Înţelegem că Directia Generala de Asistenta Sociala a Municipiului Bucuresti nu este obligate să continue acest proces de achiziţie şi că îşi rezervă dreptul de a anula procedura, sau de a acorda numai o parte a contractului. Directia Generala de Asistenta Sociala a Municipiului Bucuresti nu va suporta nici o răspundere faţă de noi în acest caz.

Semnătura ofertantului sau a reprezentantului său	……………………………………………………..
Numele semnatarului	……………………………………………………….
Capacitatea semnatarului	……………………………………………………….

---

 

Caiet de sarcini în vederea atribuirii contractului de Servicii arhivare documente

COD CPV 79995100-6

1. Informaţii generale

Direcţia Generală de Asistenţă Socială a Municipiului Bucureşti (lider de parteneriat) în parteneriat cu Direcţia Generală de Asistenţă Sociala şi Protecţia Copilului OLT (Partener 1), Centrul pentru Dezvoltarea Instrumentelor Structurale Slatina (Partener 2), Asociaţia Societatea Culturală Despărţământul Năsăud Astra (Partener 3), Redis Consult SRL (Partener 4), Asociaţia „Tineret pentru Dezvoltare Durabilă (Partener 5), Asociaţia Centrul de Resurse Apollo (Partener 6) şi Asociaţia Iniţiative Sociale (Partener 7) implementează, în perioada 03.11.2014 – 03.12.2015, proiectul POSDRU/168/6.1/S/144616, VALORificarea oportunităţilor de insertie pe piaţa muncii pentru grupurile vulnerabile, prin integrarea în Intreprinderi Sociale VALORIS.

Acest proiect este cofinanţat din Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, Numărul de referinţă al programului (CCI): 2007RO051PO001, Axa prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, Domeniul Majoritar de intervenţie 6.1 „Dezvoltarea economiei sociale”.

Obiectivul principal al proiectului: a crea şi implementa în parteneriat, un sistem de servicii asistiv şi inovator, adecvat la nevoi pentru asigurarea unei îmbunatăţiri a accesului pe piaţa muncii pentru persoane din grupuri vulnerabile şi pentru a încadra în întreprinderi sociale o parte a grupului ţintă (dezvoltarea a nouă întreprinderi sociale, cu 57 angajaţi).

Pentru realizarea Activităţii de arhivare documente din cadrul acestui proiect şi pentru respectarea prevederilor contractului de finanţare, se iniţiază prezenta procedură de achiziţie directă pentru servicii de arhivare documente.

Prezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru elaborarea şi prezentare ofertei şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează oferta de către fiecare ofertant.

Cerinţele impuse prin Caietul de sarcini sunt minimale. Ofertele care nu respectă cerinţele caietului de sarcini sunt declarate neconforme şi respinse.

Astfel, în cadrul prezentului contract vor fi realizate:

Servicii de arhivare a documentelor:

• întocmire şi înregistrare nomenclator arhivistic conform Legii Arhivelor Naţionale nr.16/1996;
• constituire unităţi arhivistice în mape de carton;
• constituirea şi legarea dosarelor: numerotarea filelor, scoaterea părtilor metalice;
• legarea în copertă;
• scrierea pe cotorul dosarului a conţinutului, termenului de păstrare, numărul de inventar;
• prelucrarea documentelor: ordonarea şi individualizarea documentelor în cadrul dosarelor, prin utilizarea de separatoare, întocmirea opis-urilor fiecărui dosar, ordonarea dosarelor pe cereri de rambursare, ani şi termene de păstrare;
• inventarierea cronologică pe cereri de rambursare şi întocmirea listei de inventariere;
• asigurarea materialelor aferente operaţiilor de inventariere şi legare: coli albe, sfoară, markere negre, precum şi a coperţilor de legătorie, mape, separatoare şi cutii de arhivare.

Se vor arhiva, în vederea păstrării în conditii optime, documentele în forma originală şi fotocopii ale documentelor originale (certificate „conform cu originalul” de către persoana care a fotocopiat documentul), aferente proiectului, după cum urmează, fără ca enumerarea să fie exhaustivă:

• documentele referitoare la solicitarea finantării proiectului în cadrul POSDRU si la aprobarea AMPOSDRU (cererea de finanţare, anexele acesteia, contractul de finanţare);
• documentele referitoare la procedurile de achiziţii publice derulate în cadrul proiectului aprobat şi care constituie baza legală pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare în cadrul POSDRU;
• notificări, corespondenţa cu organismele intermediare, listele de achiziţii, grafice de rambursare, actele aţitionale, dosarele de personal, documente de management aferente proiectului, registrele de proiect de intrări-ieşiri, registrele de decizii, etc.
• documentele referitoare la implementarea proiectului, la verificările efectuate, la fiecare dintre rezultatele obţinute;
• facturi şi documente cu valoare probatorie similară, documentele justificative pentru acestea, liste de verificare, documente de plată;
• cereri de rambursare a cheltuielilor şi toate rapoartele elaborate pentru proiect (rapoarte de monitorizare, rapoarte tehnico-financiare, etc);
• rapoarte de audit şi de control întocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau externe de audit sau control);
• documentele contabile conform prevederilor legale, orice alte documente aferente proiectului.

Înainte de procesarea documentelor necesare arhivării, Prestatorul/Reprezentanţii desemnaţi au obligaţia de a semna pe propria răspundere o declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate prin care se angajează să păstreze confidenţialitatea asupra conţinutului documentelor arhivate.

2. Cerinţe tehnice minimale

Pentru realizarea serviciilor de arhivare, prestatorul va parcurge următoarele etape:

• se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele;
• se ordonează cronologic;
• îndosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor, individualizarea acestora cu separatoare de carton, întocmirea opis-urilor, numerotarea, copertarea şi etichetarea dosarelor) şi constituirea inventarelor.

Ordonarea documentelor

• ordonarea documentelor înseamnă aranjarea acestora conform prevederilor din Nomenclatorul arhivistic, respectiv pe compartimentele managementului proiectului, pe ani de creare a documentelor şi pe termene de păstrare, în vederea constituirii unităţilor de arhivă (dosare) precum şi reconstituirea dosarelor.

Îndosarierea documentelor

• unitatea arhivistică de bază – dosarul se încheie în vederea exploatării legale, eficientă, cu usurintă şi îndelungată a documentelor create; această activitate exclude posibilitatea unui adaos de acte noi sau sustragerii unora.

În această etapă se efectuează următoarele operatiuni:

• ordonarea şi separarea documentelor în dosare pe compartimentele beneficiarului, conform termenelor de păstrare, cronologic (pe anii de creare);
• odată cu ordonarea documentelor în cadrul dosarului, se înlătură dacă este cazul, acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, etc. şi se adaugă separatoare de carton între documente;
• se întocmeste opis-ul dosarului, se printează şi se adaugă ca prima fila a dosarului;
• documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, aduse de firma prestatoare ( după acceptarea de către beneficiar a calitătii, culorii şi formatului) în asa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezolutiilor;
• filele dosarelor se numerotează, cu scopul de a determina locul documentului în dosar şi să se asigure, astfel, integritatea lui; numerotarea se face în coltul din dreapta sus a filei; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr.1;
• dosarele trebuie să cuprindă un număr de 250 de file; în cazul depăsirii acestui număr, se formează mai multe volume ale aceluiaşi dosar; nu se leagă în acelaşi dosar documente din mai multi ani, indiferent de numărul filelor din dosar;
• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea beneficiarului, departamentul (creatorul dosarului ) indicativul unitătii arhivistice; cuprinsul unitătii arhivistice; data începerii (ziua şi luna); data încheierii (ziua şi luna); numărul filelor; numărul volumului (dacă sunt mai multe volume); termenul de păstrare şi numărul de inventar;
• certificarea unitătilor arhivistice ( dosare, registre) se face pe o foaie nescrisă, pusă la sfârşitul dosarului, înainte de a fi cusut, de către personalul prestatatorului, prin formula: ,, Prezentul dosar (registru) conţine ……. file” în cifre şi între paranteze, în litere; la sfârşitul notei de certificare se trece data, semnătura şi functia persoanei care face această operaţiune;
• preluarea dosarelor, reconstituite de prestator, de către beneficiar se va face pe baza inventarelor create pe timpul prestărilor ,,serviciilor de arhivare”, întocmite după modelul prezentat în Legea arhivelor nationale nr. 16/ 1996.

Inventarele se întocmesc conform legii.

3. Condiţii de livrare şi recepţie

• Realizarea serviciilor de arhivare se va face pe baza comenzii emise de Autoritatea Contractantă;
• Realizarea arhivării documentelor se va efectua la sediul Beneficiarului, deoarece documentele sunt de natură confidenţială şi nu pot fi scoase din sediul beneficiarului;
• Materialele, uneltele de lucru şi alte mijloace necesare prestării serviciilor de arhivare se vor asigura de către firma prestatoare. Beneficiarul va pune la dispoziţie spaţiul de lucru, documentele şi personal pentru colaborare;
• Recepţia se va face la destinaţie pe bază de Proces verbal de predare-primire şi Raport de execuţie; în cazul constatării unor neconcordanţe, produsele vor fi refuzate, prestatorul, având obligaţia de a efectua corecturile ce se impun în termen de 3 zile. Raportul de execuţie va prezenta modul de realizare a produselor.

4. Prezentarea propunerii financiare

Preţul din propunerea financiară se exprimă în lei, exclusiv TVA şi toate cheltuielile aferente furnizării produselor ofertate, inclusiv transportul la sediul beneficiarului.

Preţul prezentat în oferta declarată câştigătoare este ferm pe toată durata de îndeplinire (valabilitate) a contractului. Nu se admite actualizarea preţului.

Propunerea financiară se prezintă astfel:

Nr. crt.	Denumirea	Cod CPV	UM	Cantitate	Preţ unitar estimat în lei, exclusiv TVA	Valoare totală estimată lei, exclusiv TVA
1.	Arhivare documente	79995100-6	luna	12
Total						Lei, fără TVA

5. Prezentarea propunerii tehnice

Propunerea tehnică va descrie modalitatea de îndeplinire a cerinţelor tehnice minimale descrise la pct. 2.

Notă: Toate spaţiile goale trebuie completate de către Ofertant sau de către reprezentantul acestuia.